青柳真美税理士事務所：JOIN財務システムと達人シリーズで小規模事務所の業務をスピード化

Before

神奈川県横浜市に立地する青柳真美税理士事務所は、税理士1名と職員2名（女性2名）という計3名の小規模事務所である。デスクトップパソコン7台、サーバ1台、カラープリンタとカラー複合機を備え、地元の中小企業や個人事業主を中心に税務・会計サービスを提供している。

小規模事務所にとって最大の課題は、限られた人員で多様な業務をこなすことにある。特に税務申告業務においては、各種書類の作成、データの入力、税務署への提出など、煩雑な作業が集中する。従来、個々のPCでデータ管理を行っていたため、スタッフ間での情報共有に手間がかかり、同じデータを複数回入力する必要が生じることも少なくなかった。入力業務が日々の仕事の大半を占め、税理士が本来注力すべき顧客への経営アドバイスや節税提案に割く時間が限られていた。

また、電子申告の義務化やeL-TAXへの対応など、税務行政のデジタル化が進む中で、小規模事務所でもIT環境の整備が急務となっていた。しかし、高額な導入費用や複雑な操作性を抱えるシステムは、3名体制の事務所には導入しにくいものが多かった。「システム的にも費用的にも無理のない、自由に使えるソフトが欲しかった」というのが、青柳真美氏の率直な声である。さらに、一般的な表計算ソフトなどを併用して研究できる環境も求めていた。

AI・自動化導入内容

青柳真美税理士事務所は、株式会社カームが提供する「JOIN財務システム」と、NTTデータの税務申告ソフト「達人シリーズ」を中核としたデジタル・ワークフローを構築している。2008年当時、小規模事務所では珍しかったサーバーベースのデータ共有と、電子申告の高度な自動化をいち早く実現した。

選定理由

導入の決め手となったのは、以下の2点である。

システム的・費用的に無理のない自由なソフト：小規模事務所の運用能力に合わせた、合理的な導入コストと高い操作性。
データのオープン性と連携性：JOIN財務システムや達人シリーズは、ExcelやCSV等とのデータ互換性が高く、事務所内で独自の分析や研究が可能な柔軟性を備えていた。

特に、顧問先ごとに異なる会計環境を柔軟に受け入れ、事務所側の標準化された自動化ラインに統合できる点が評価された。

実装した自動化ワークフロー

導入されたシステムは、以下の技術的メカニズムを通じて業務を自動化している。

年間データベース設計による高速処理：「JOIN財務システム」は年度ごとのデータをシームレスに管理する年間データベース構造を採用。テンキー中心の高速な仕訳入力と、複数月の一括処理を可能にし、手入力作業の大幅な時間短縮（RPA以前の系統的自動化）を実現している。
XML形式への自動データ変換：「達人シリーズ」（法人税、所得税、消費税等）の各モジュールで作成した申告データを、「電子申告の達人」が国税（e-Tax）や地方税（eLTAX）の受付仕様であるXML形式へ自動変換。フォーマット不整合を未然に防ぐバリデーションロジックが組み込まれている。
一括電子署名・送信プロトコル：複数の顧問先の申告データに対し、税理士カードによる電子署名を一括で付与し、各ポータルへ自動送信。送信後の「受付通知（メッセージボックス）」も自動取得し、進捗状況を一元管理するワークフローを確立した。
データ共有と排他制御の最適化：サーバーシステムを中核に置くことで、3名のスタッフが同一の会計データにリアルタイムアクセス可能。データの引き継ぎや確認作業を人手を介さず自動化し、小規模事務所特有の業務滞留を解消した。

技術スタック

財務会計システム：JOIN財務システム（株式会社カーム）
税務申告・自動化基盤：達人シリーズ（NTTデータ）
- 電子申告の達人（一括送信・進捗管理）
- 各税目別達人（法人税、所得税、消費税、減価償却等）
ハードウェア：オンプレミスサーバー ×1、クライアントPC ×7
連携形式：XML、CSV、PDFによるシームレスなデータ交換

After

システム導入後、青柳真美税理士事務所は業務プロセスの大幅な改善を実現した。

業務のスピード化と滞留の解消

サーバーシステムによるデータ共有環境の構築により、スタッフ各自が自由に共有データにアクセスできるようになった。「仕事が留まることなくスピーディに作業することができる」というのが、導入後の最大の実感である。特に繁忙期における書類の引き継ぎや、複数スタッフでの共同作業が円滑になり、納期遅延のリスクが大幅に低下した。

入力業務の負担軽減

「JOIN財務システムがとても使用しやすいので、日々の入力業が大変楽になりとても重宝しています」という声の通り、使い勝手の良いUIと効率的なデータ処理により、日々の入力作業にかかる時間と精神的負担が軽減された。これにより、税理士は節税提案や顧客経営のコンサルティングなど、付加価値の高い業務に注力できるようになった。

電子申告95%の達成

平成21年から始めた電子申告への取り組みは、達人シリーズの充実した電子申告機能により着実に成果を上げた。現在、法人・個人・eL-TAXいずれも 95% の電子申告率を達成しており、郵送や窓口提出にかかる時間コストと書類管理コストを大幅に削減している。これは小規模事務所でありながら、行政のデジタル化に先駆けて対応してきた証である。

顧問先連携の柔軟性向上

「各顧問先と連携をとれるような受入をつくり、顧問先のソフトを取り入れられる環境作り、そのニーズに答えていきたい」という将来ビジョンの通り、柔軟なIT環境の整備が顧客対応力の向上につながっている。顧問先が使用する様々な会計ソフトや財務システムとの連携にも対応できる基盤が整い、顧客満足度の向上に寄与している。